Відповідно до пункту 70.5 статті 70 ПКУ та пункту 1 розділу VII Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822, фізична особа незалежно від віку (як резидент, так і нерезидент), яка не включена до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків, зобов’язана особисто або через представника подати до відповідного контролюючого органу облікову картку фізичної особи – платника податків за формою № 1ДР, яка є водночас заявою для реєстрації у ДРФО, та пред’явити документ, що посвідчує особу, який містить необхідні для реєстрації реквізити (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дату народження, місце народження (за наявності), місце проживання, громадянство).
Фізичні особи повідомляють контролюючі органи про зміни, які вносяться до Облікової картки за ф. № 1ДР шляхом подання заяви про внесення змін до ДРФО за формою № 5ДР (пункт 1 розділу IX Положення № 822).
Для заповнення Облікової картки за ф. № 1ДР та Заяви за ф. № 5ДР використовуються дані документа, що посвідчує особу та інших документів, які підтверджують зміни таких даних.
Підпунктом 4 пункту 1 розділу IІІ Положення № 822 визначено, що для підтвердження інформації про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особа подає один з таких документів:
витяг з реєстру територіальної громади;
паспорт, виготовлений у формі книжечки;
тимчасове посвідчення громадянина України.
Для підтвердження факту внутрішнього переміщення і взяття на облік внутрішньо переміщеної особи така особа подає довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи відповідно до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 509 «Про облік внутрішньо переміщених осіб» (підпункт 5 пункту 1 розділу IІІ Положення № 822).
Згідно з пунктом 1 розділу ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням кваліфікованого електронного підпису.
Вхід до Електронного кабінету здійснюється за адресою: http://cabinet.tax.gov.ua, а також через вебпортал ДПС. Робота у приватній частині Електронного кабінету здійснюється після проходження користувачем електронної ідентифікації онлайн з використанням кваліфікованого електронного підпису.
В електронній формі Облікова картка за ф. № 1ДР подається через розділ «Облікова картка фізичної особи (1ДР)», Заява за ф. № 5ДР через розділ «Заява про внесення змін до ДРФО (5ДР)» меню «ЕК для громадян» приватної частини Електронного кабінету.
При заповненні Облікової картки за ф. № 1ДР та Заяви за ф. № 5ДР в електронному вигляді, платник податків самостійно обирає з переліку контролюючий орган (код та назва), де бажає отримати документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО.
Для приєднання до Облікової картки за ф. № 1ДР та Заяви за ф. № 5ДР сканованих копій документів, що посвідчують особу та інших документів, які підтверджують зміни облікових даних, платнику податків необхідно використати закладку «4. Додати копії документів». В полі «Назва документу» вибирається із переліку документ, який необхідно приєднати в полі «Файл документу».
При цьому кожен документ має бути збережено окремо. За допомогою опції «+» збільшується кількість рядків для заповнення та приєднання документів (формат файлу може бути pdf/jpg із обмеженням розміру не більше 5МБ).
Для збереження Облікової картки за ф. № 1ДР та Заяви за ф. № 5ДР необхідно натиснути кнопку «Зберегти», підписати сформований документ кваліфікованим електронним підписом та направити до контролюючого органу.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків надається протягом трьох робочих днів з дня подання фізичною особою Облікової картки за ф. № 1ДР та Заяви за ф. № 5ДР до контролюючого органу через Електронний кабінет (пункт 8 розділу VII Положення № 822).
Пунктом 9 розділу VII Положення № 822 визначено, що для отримання реєстраційного номера облікової картки платника податків, фізична особа пред’являє документ, що посвідчує особу.
Працівник контролюючого органу перед тим, як видати фізичній особі реєстраційний номер облікової картки платника податків, зобов’язаний пересвідчитися, що в паспорті у формі книжечки відсутня відмітка про наявність у цієї особи права здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта або таку відмітку скасовано (анульовано) та у паспорті у формі картки відсутній запис про відмову від реєстраційного номера облікової картки платника податків. Якщо фізична особа має у своєму паспорті відмітку про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта, документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, вважається недійсним.
Разом з тим, відсутність у громадян електронного документа, що посвідчує особу, як складової інфраструктури електронної ідентифікації, ускладнює процес переходу до видачі документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, в електронному вигляді. З цієї причини відсутній механізм запровадження надання цієї послуги в електронному вигляді, оскільки при видачі документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, необхідно безпосередньо перевірити оригінал документа, що посвідчує особу, та встановити факт, що документ є дійсним, і не закінчено його термін тощо.
